【ビジネス】「業務効率化」を活かして「生産性向上」を目指す(動画付き)

どうも、就労移行支援を受けているMです。

既にお勤めの方は社内・事業所で「生産性」という言葉をしばしば聞くと思います。

生産・・・何かを作り、生み出し、世に出すこと

「生産性」と一口に言っても農家のようなこと、工場のイメージが強いと思われるかもしれません(´・ω・`)

社会人として組織の一員として働き手になっている限り、組織独自に生産的なことをしていることには変わりはありません。

組織として生産力を上げる為には、組織に所属する一人一人が工夫し、改善していくことが必要になっていきます。

その為には「業務効率化」と「図解力」が必須になってきます(´ρ`)

業務効率化のアイデア10選 進め方と成功のポイントを解説

業務効率化は多くの企業が抱える課題です。

テレワーク・リモートワークの導入や働き方改革の推進などを背景に、今後ますます効率の良さが求められます。

しかし、業務効率化を実現するためには多くの時間と労力を要します。

手段はたくさんありますが、どうすれば成功するのでしょうか。

業務効率化に取り組む前に理解しておきたいポイントやコツ、アイデアについて成功事例などを交えながらご紹介します。

業務効率化のメリット

  • 時間的なコストの削減ができる
  • 従業員のモチベーション向上につながる
  • 生産性の向上によって利益が増大する

業務効率化はどのように進める?

(1)現状の業務内容を把握する

最初に取り組むのは現状把握です。業務の棚卸しを行いましょう。

棚卸しの際には、担当部署・担当者、作業にかかる工数や発生頻度、必要なスキルなどをまとめておくと整理がしやすいです。

(2)課題、問題点を洗い出す

業務内容が把握できたら、次に課題や問題点を洗い出します

よくある例をご紹介すると、他の従業員が重複して行っている作業がある、同じような作業が数回発生するなどがあります。

これらの工程には「ムダ」が潜んでいる可能性が大です。

また、担当者以外にできない業務がある場合は、属人的な業務といえますので課題として捉えておきましょう。

そのほかにも時間がかかりすぎている業務なども洗い出します。

(3)スケジュールを立てる

改善すべき業務が決まったら、業務効率化の方法を検討します。

先ほど例としてご紹介したような作業者が重複している工程を省くことなどができれば、コストをかけず業務効率を改善することができます。

そのほかに作業工程を見直して、作業を行う順番を変更するだけでも、工数を大幅に削減できることがあります。

これらの業務効率化にいつから取り組むのか、実現に向けて最適なスケジュールを立てましょう。

(4)業務改善策の実施

(5)実際にどれほど業務効率が改善されたかを確認

業務改善を実施した後に効果検証を行い、改善のPDCAを回すことが重要です。

これによって更なる業務効率化が期待できます。

  • 業務内容を把握する際に、担当部署・担当者、作業にかかる工数や発生頻度、必要なスキルなどをまとめておく
  • コストをかけない業務改善の方法として「工程を減らす」、「作業の順番を変える」なども有効
  • 業務改善を実施したら効果検証を行い、さらに改善を加える

業務効率化や業務改善を促進するアイデア

■業務をなくす

業務をなくすというのは、仕事をしないことを指すのではなく無駄な業務をなくすという意味です。

(中略)

業務をなくすコツとしては、本当にこの資料は使うことがあるのだろうか」、「今の業務が何に繋がっているのだろうか」という部分を考えながら行動することです。

■業務の優先順位を決める

■自動化する

■業務マニュアルを作成する

■業務フローチャートを作成しておく

業務の流れを明記しておくことも、効率化に繋がります。

業務マニュアルは、業務の内容や進め方を説明するものですが、業務フローチャートは1日を通してどのような業務があるのか、またどのような流れで進めていくのかを説明するものです。

■データベースを活用する

データベースとは、今までに会社で使われてきたデータを蓄積したシステムのことです。

データを蓄積するだけでなく、それを取り出すことも可能です。

(中略)

また、それにより顧客への対応を統一することもできます。

さらに手間を減らすために、よくある質問と回答」などをホームページ上に公開するのも1つの方法といえます。

■業務を複数回に分ける

業務の量は人によって異なり、日によっても違います。

集中的に業務が発生した場合、対応する時間を分けることで、担当者の負荷を減らすことが可能です。

このような対応をさみだれ対応と呼びます。

■業務の担当を変える

仕事に限った話ではありませんが、どんな人にも得手不得手があります。

たとえ不得手だとしても仕事はこなさなければなりませんが、もし可能であれば担当の変更も検討してみましょう。

(中略)

その他にも、コミュニケーション能力が高い人であれば営業、製品事情に詳しい人であればマーケティングなど、それぞれ得意な分野を確認し見直すことが大切です。

■作業のスピードアップ

■色々なアイデアを組み合わせる

業務効率化の成功に向けて

業務効率化のアイデアをご紹介してきましたが、これらの方法を実践することで多くの企業が業務の効率化に成功しています。

大切なのは、自分たちの会社に、どのアイデアが適切かを見極めることです。

(中略)

これらのアイデアや事例をどのように自社に取り入れていくのがよいかを見極めることが業務効率化の重要な鍵となります。

【引用元】https://biz.teachme.jp/blog/gyoumu-kouritsu-idea10/【Teach me Biz ブログ】

参照動画

 

あくまで上記は参考程度に(*´Д`)

「図解力」は主にグループワークの手法ですね(*^^*)

最初はマニュアル通りで問題無しですが、既存のマニュアルだと時代が過ぎていくうちに穴が見えてくると思います。

そんな時は「改善案」を提案することで、マニュアルを更新することが大切みたいですね(´・ω・)

引用記事のアイデア例で、エナベル移行では既に実践している一例もありますが(笑)

そうすることで、作業効率化とモチベーションアップにも繋がりますし、自分だけでなく、他の人もストレスフリーに繋がります。

ハック大学さんも言っておりますが、如何に賢くサボれるか。

ただ手順を提供するだけでなく、「流れ」を見てより良くしていくことも大きな仕事だと私は思います。

お勤めの方々は是非色々実践してみてはどうでしょうか(^^♪

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